Operations & Finance Assistant (m/w/d)

Finance • Operations • Office Management • Executive Support

Ykone gehört zu den weltweit führenden Agenturen im Bereich Influencer Marketing, Creator Economy und Social Media mit Standorten in München, Paris, Mailand, London, Dubai und weiteren internationalen Märkten.

Seit über 13 Jahren entwickeln wir kreative und kulturell relevante Kampagnen für globale Marken aus Beauty, Fashion, Luxury und Lifestyle.

Unser Umfeld ist schnell, dynamisch und international, kein Tag ist wie der andere.

Deshalb suchen wir Menschen, die Lust haben, Verantwortung zu übernehmen, mit uns zu wachsen und Teil eines ambitionierten Teams zu werden.

Aufgaben

Du unterstützt unser Finance-, Operations- und Leadership-Team im täglichen Geschäft und sorgst dafür, dass Prozesse zuverlässig, strukturiert und effizient laufen.

Dabei übernimmst du sowohl organisatorische und administrative Aufgaben als auch klassische Finance- und Office-Themen.

Du bist organisiert, lernbereit und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.

Wichtig ist uns nicht, dass du schon alles perfekt kannst.

Wichtiger ist:
dass du motiviert bist, dich weiterzuentwickeln, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig zu lösen.

Finance & Operations

• Prüfung und Validierung eingehender Rechnungen sowie Erstellung und Versand ausgehender Rechnungen
• Pflege von Daten und Abrechnungen in Salesforce und weiteren Tools
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und Finance-Prozessen
• Kontrolle und Nachverfolgung offener Zahlungen
• Strukturierte Ablage und Organisation von Unterlagen
• Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten

HR & People Operations

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Verwaltung von Mitarbeiterverträgen
• Organisation und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter
• Koordination von Arbeitsmitteln und Zugängen
• Unterstützung bei HR-Administration, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung

Office & Executive Support

• Organisation und Koordination des Münchner Standorts
• Bestellung und Verwaltung von Office-Materialien und Equipment
• Verwaltung von Post, Paketen und Kurierdiensten
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben für die Geschäftsführung
• Kommunikation mit Ämtern, Dienstleistern und externen Partnern
• Empfang und Betreuung von Gästen und Partnern

Qualifikation

• Erste Berufserfahrung im Bereich Office, Operations, Finance, HR oder Assistenz
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Eigeninitiative
• Freude daran, neue Dinge zu lernen
• Sicherer Umgang mit Google Workspace
• Interesse an digitalen Tools und Prozessen
• Hands-on-Mentalität und positives Auftreten
• Motivation, dich weiterzuentwickeln und Teil eines schnell wachsenden Unternehmens zu sein

Skills kann man lernen. Mindset nicht. Deshalb suchen wir Menschen, die ambitioniert sind, Verantwortung übernehmen, neugierig bleiben, Dinge hinterfragen, Lösungen finden, Energie ins Team bringen und für ihre Weiterentwicklung die Extrameile gehen wollen.

Benefits

• Ein junges, internationales und ambitioniertes Team
• Direkte Zusammenarbeit mit Leadership und Geschäftsführung
• Viel Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein modernes und kreatives Arbeitsumfeld
• Moderne Arbeitsgeräte
• Zugang zu EGYM Wellpass
• Team-Events
• Ein Umfeld, in dem deine Ideen und dein Einsatz wirklich zählen

Die Job-Description klingt nach dir?

Dann schick uns deinen Lebenslauf oder dein LinkedIn-Profil und gerne ein paar Zeilen darüber, warum du glaubst, dass du zu uns passt.

Unser Office ist aktuell am Harras Sendling), Im Juli ziehen wir in die Dachauer Strasse (Neuhausen)

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Position Details

• Job Title: Operations & Finance Assistant (m/w/d)
• Company / Organisation: Ykone GmbH
• Location: Munich
• Employment Type: Full-time
• Field / Industry: Marketing
• Work Arrangement: On-site or hybrid - Munich

About This Opportunity

This full-time opportunity at Ykone GmbH is an excellent opening for experienced professionals in the field of marketing and digital growth. The role is structured around an on-site or hybrid environment based in Munich and is designed for candidates who are ready to make a meaningful contribution from the moment they join.

Based in Munich, this role offers the opportunity to collaborate closely with a local team in a structured professional environment. Candidates currently based in the area or open to relocation are strongly encouraged to apply.

Whether you are an established practitioner in marketing and digital growth or a highly skilled professional looking for your next challenge, this Operations & Finance Assistant (m/w/d) role offers the platform to apply your expertise in a real-world, results-oriented environment. Ykone GmbH is looking for a candidate who can hit the ground running and add genuine value to the team.

Who Should Apply

This role is ideal for candidates who have a solid background in marketing and digital growth and a demonstrable track record of delivering high-quality results. You should possess strategic thinking, creativity, data literacy, and strong written communication. Experience working with marketing platforms, analytics tools, content management systems, and campaign management software will be an advantage, though a commitment to continuous learning and professional development is equally valued.

Beyond technical or domain expertise, Ykone GmbH is looking for someone who communicates clearly, collaborates effectively with colleagues and stakeholders, and takes ownership of their work from start to finish. If you thrive in a professional environment and are passionate about the opportunity to drive brand awareness, audience growth, and measurable business results, we encourage you to apply.

Key Competencies for This Role

Successful candidates for the Operations & Finance Assistant (m/w/d) position at Ykone GmbH will typically demonstrate the following core competencies:

• Domain expertise - a strong foundation of knowledge and hands-on experience in marketing and digital growth
• Problem-solving ability - the capacity to identify challenges, think critically, and implement practical solutions efficiently
• Communication skills - clear and professional communication with colleagues, stakeholders, and partners at all levels
• Self-management - strong time management and the ability to prioritise a varied workload while meeting deadlines
• Team collaboration - a collaborative and supportive approach to working alongside colleagues across departments or locations
• Adaptability - the ability to respond positively to change and thrive in a dynamic, evolving work environment

How to Apply

To apply for this Operations & Finance Assistant (m/w/d) position at Ykone GmbH, click the "Apply Now" button on this page. You will be taken directly to the official application page where you can complete and submit your application.

Before applying, please ensure that your CV or résumé is fully up to date and clearly highlights your experience and accomplishments in marketing and digital growth. If a cover letter is included or requested, tailor it specifically to this role and explain how your background, skills, and goals align with what Ykone GmbH is looking for in a Operations & Finance Assistant (m/w/d).

All applications for this role are processed directly by Ykone GmbH. Career Nest facilitates the job discovery process and does not pre-screen or forward applications on behalf of employers. There are no fees for job seekers at any stage of the application process.

About Career Nest

Career Nest is a global job aggregation platform connecting professionals with thousands of opportunities across every major industry - from technology and marketing to finance, design, data science, healthcare, NGO, engineering, and beyond. Our platform aggregates live job listings from verified employers, leading job boards, and trusted staffing platforms worldwide.

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