Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)

Die Nayoki GmbH ist eine inhabergeführte Digitalagentur mit Sitz in München, gegründet im Jahr 2004. Zur Unternehmensgruppe gehören vier weitere spezialisierte Einheiten in den Bereichen Performance Marketing, Social Media & Influencer Marketing, Media sowie E-Commerce Consulting. Wir arbeiten gemeinsam unter einem Dach in unserer Agenturmühle direkt am idyllischen Auer Mühlbach in Untergiesing. Unsere zentralen Excellence Center – Office Management, Finance und HR – unterstützen die einzelnen Agenturen im Rahmen eines Shared Service Centers. In Deiner Rolle hältst Du unserem Team und der Geschäftsführung organisatorisch den Rücken frei und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags. Dabei übernimmst Du eine zentrale Schnittstellenfunktion und trägst aktiv zu einer professionellen und positiven Arbeitsatmosphäre bei.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und externen Partnern sowie erste:r Ansprechpartner:in vor Ort und telefonisch
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im operativen Tagesgeschäft, insbesondere bei Kalenderpflege, Termin- und Reiseorganisation sowie administrativen Assistenzaufgaben
• Sicherstellung eines reibungslosen Office-Alltags inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings, Einrichtung neuer Arbeitsplätze, Bestellwesen sowie Postbearbeitung
• Planung, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops, Kongressen, Messeauftritten und Events
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister und Gewerke in den Bereichen Facility-, Fuhrpark-, Vertrags- und Versicherungsmanagement
• Übernahme organisatorischer Aufgaben in den Bereichen Betriebsmedizin, Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz sowie Funktion als Sicherheitsbeauftragte:r

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mindestens 2 Jahren relevanter Berufserfahrung im Bereich Office Management, Teamassistenz, Eventmanagement oder Hotellerie/Tourismus

• Organisationsstärke, ausgeprägte Serviceorientierung sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

• Hohe Eigeninitiative, Flexibilität und Hands-on-Mentalität gepaart mit Verantwortungsbewusstsein und proaktivem Denken

• Verbindliches, vertrauenswürdiges und professionelles Auftreten sowie sehr gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten – Du schaffst eine positive Atmosphäre und bist gerne zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen

• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office und gängigen digitalen Tools

• Bereitschaft zu einer regelmäßigen Präsenz im Office an fünf Tagen pro Woche (kein genereller Homeoffice-Anspruch; Homeoffice nur vereinzelt und nach Abstimmung möglich)

Benefits

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Teilzeitposition (25–30 Wochenstunden / 5-Tage-Woche) in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Viel Gestaltungsspielraum sowie die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzuentwickeln
• Ein wertschätzendes und kollegiales Team mit enger Zusammenarbeit und gegenseitiger Unterstützung
• Ein langfristig sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen
• Attraktive Zusatzleistungen wie Wellpass, frisches Obst, Fausto Kaffee, kostenfreie Getränke sowie regelmäßige Team-Events

Interessiert? Dann freuen wir uns sehr über Deine Bewerbung. Wenn Du der Meinung bist, dass Du die ideale Ergänzung für unser Team bist und Du unsere Philosophie und Arbeitsweise teilst, dann lass Daten sprechen und nutze bequem unsere Online Bewerbung.

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Position Details

• Job Title: Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche)
• Company / Organisation: Nayoki Performance GmbH
• Location: Munich
• Employment Type: Full-time
• Field / Industry: Software Development
• Work Arrangement: On-site or hybrid - Munich

About This Opportunity

This full-time opportunity at Nayoki Performance GmbH is an excellent opening for experienced professionals in the field of software engineering and technology. The role is structured around an on-site or hybrid environment based in Munich and is designed for candidates who are ready to make a meaningful contribution from the moment they join.

Based in Munich, this role offers the opportunity to collaborate closely with a local team in a structured professional environment. Candidates currently based in the area or open to relocation are strongly encouraged to apply.

Whether you are an established practitioner in software engineering and technology or a highly skilled professional looking for your next challenge, this Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche) role offers the platform to apply your expertise in a real-world, results-oriented environment. Nayoki Performance GmbH is looking for a candidate who can hit the ground running and add genuine value to the team.

Who Should Apply

This role is ideal for candidates who have a solid background in software engineering and technology and a demonstrable track record of delivering high-quality results. You should possess analytical thinking, attention to technical detail, and a methodical approach to problem-solving. Experience working with modern development tools, version control systems, and cloud platforms will be an advantage, though a commitment to continuous learning and professional development is equally valued.

Beyond technical or domain expertise, Nayoki Performance GmbH is looking for someone who communicates clearly, collaborates effectively with colleagues and stakeholders, and takes ownership of their work from start to finish. If you thrive in a professional environment and are passionate about the opportunity to build reliable, scalable, and high-performing digital products, we encourage you to apply.

Key Competencies for This Role

Successful candidates for the Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche) position at Nayoki Performance GmbH will typically demonstrate the following core competencies:

• Domain expertise - a strong foundation of knowledge and hands-on experience in software engineering and technology
• Problem-solving ability - the capacity to identify challenges, think critically, and implement practical solutions efficiently
• Communication skills - clear and professional communication with colleagues, stakeholders, and partners at all levels
• Self-management - strong time management and the ability to prioritise a varied workload while meeting deadlines
• Team collaboration - a collaborative and supportive approach to working alongside colleagues across departments or locations
• Adaptability - the ability to respond positively to change and thrive in a dynamic, evolving work environment

How to Apply

To apply for this Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche) position at Nayoki Performance GmbH, click the "Apply Now" button on this page. You will be taken directly to the official application page where you can complete and submit your application.

Before applying, please ensure that your CV or résumé is fully up to date and clearly highlights your experience and accomplishments in software engineering and technology. If a cover letter is included or requested, tailor it specifically to this role and explain how your background, skills, and goals align with what Nayoki Performance GmbH is looking for in a Office & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit (25-30 Std./Woche).

All applications for this role are processed directly by Nayoki Performance GmbH. Career Nest facilitates the job discovery process and does not pre-screen or forward applications on behalf of employers. There are no fees for job seekers at any stage of the application process.

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