Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)

Du möchtest flexibel, schnell und breit arbeiten — und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgespräch und übermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst?

Dann lies weiter.

Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen.

Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschäftsführer) den Rücken freihält — und der die vielen operativen Fäden zusammenhält, die unser Unternehmen am Laufen halten.

Aufgaben

• Executive Support: Du kümmerst dich um Reiseplanung für Events, Workations und Geschäftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgeschäft.
• HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess — Stellen online stellen, Lebensläufe prüfen, Erstgespräche führen, Kandidaten übergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen.
• Events & Messen: Du übernimmst die operative Koordination für OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events — du hast den Timetable des Jahres im Kopf und führst ihn souverän aus.
• Finance-Backup (dauerhaft, 5–10h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit.
• Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gefühl für unsere Brand, unterstützt bei Content-Marketing, führst unsere Klaviyo Co-Marketing Anträge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen.
• Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte für 2026 um — Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufräumen. Und springst für Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku für die gesamte Company aufbauen.

Qualifikation

• Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle — Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat.
• Hands-on-Mentalität: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines.
• Tool-Affinität: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell.
• Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert.
• Extreme Flexibilität: Dein Aufgabenfeld rotiert ständig — heute HR, morgen Finance, übermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig.
• Kommunikationsstärke: Du bist nach außen repräsentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gesprächen nicht aus.Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

• Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen
• Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur
• Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird)
• Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki
• Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und StrukturenWorkation: Regelmäßiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen

Konnten wir dein Interesse wecken? Was für eine Frage — wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr über deine Bewerbung.

Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen!

Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschränkt sich rein auf Deutschland.

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Position Details

• Job Title: Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d)
• Company / Organisation: MAILODY GmbH
• Location: Hamburg
• Employment Type: Full-time
• Field / Industry: Marketing
• Work Arrangement: On-site or hybrid — Hamburg

About This Opportunity

This full-time opportunity at MAILODY GmbH is an excellent opening for experienced professionals in the field of marketing and digital growth. The role is structured around an on-site or hybrid environment based in Hamburg and is designed for candidates who are ready to make a meaningful contribution from the moment they join.

Based in Hamburg, this role offers the opportunity to collaborate closely with a local team in a structured professional environment. Candidates currently based in the area or open to relocation are strongly encouraged to apply.

Whether you are an established practitioner in marketing and digital growth or a highly skilled professional looking for your next challenge, this Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) role offers the platform to apply your expertise in a real-world, results-oriented environment. MAILODY GmbH is looking for a candidate who can hit the ground running and add genuine value to the team.

Who Should Apply

This role is ideal for candidates who have a solid background in marketing and digital growth and a demonstrable track record of delivering high-quality results. You should possess strategic thinking, creativity, data literacy, and strong written communication. Experience working with marketing platforms, analytics tools, content management systems, and campaign management software will be an advantage, though a commitment to continuous learning and professional development is equally valued.

Beyond technical or domain expertise, MAILODY GmbH is looking for someone who communicates clearly, collaborates effectively with colleagues and stakeholders, and takes ownership of their work from start to finish. If you thrive in a professional environment and are passionate about the opportunity to drive brand awareness, audience growth, and measurable business results, we encourage you to apply.

Key Competencies for This Role

Successful candidates for the Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) position at MAILODY GmbH will typically demonstrate the following core competencies:

• Domain expertise — a strong foundation of knowledge and hands-on experience in marketing and digital growth
• Problem-solving ability — the capacity to identify challenges, think critically, and implement practical solutions efficiently
• Communication skills — clear and professional communication with colleagues, stakeholders, and partners at all levels
• Self-management — strong time management and the ability to prioritise a varied workload while meeting deadlines
• Team collaboration — a collaborative and supportive approach to working alongside colleagues across departments or locations
• Adaptability — the ability to respond positively to change and thrive in a dynamic, evolving work environment

How to Apply

To apply for this Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d) position at MAILODY GmbH, click the "Apply Now" button on this page. You will be taken directly to the official application page where you can complete and submit your application.

Before applying, please ensure that your CV or résumé is fully up to date and clearly highlights your experience and accomplishments in marketing and digital growth. If a cover letter is included or requested, tailor it specifically to this role and explain how your background, skills, and goals align with what MAILODY GmbH is looking for in a Geschäftsführungsassistenz / Executive Assistant | 100% Remote (m/w/d).

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